A jak Atrakcje

Integralnym elementem każdej konferencji są wieczorne imprezy towarzyszące oraz ciekawy program turystyczny, który pozwoli gościom na chwilę relaksu po całodziennych obradach. Organizator konferencji powinien na stronie internetowej konferencji podać informację jakie dodatkowe atrakcje są przewidziane tak, by każdy z uczestników mógł się odpowiednio do nich przygotować. Ponadto na stronie organizatora imprezy powinna znaleźć się informacja, czy poszczególne imprezy wymagają poniesienia dodatkowych kosztów przez uczestnika, oraz jakie to są koszty. Obsługę konferencyjnych atrakcji uwzględniliśmy podczas projektowania Serwisu Konferencji.

B jak Bezpieczeństwo

Użytkując Serwis Konferencji możesz być pewien, że dane są ulokowane w bezpiecznym miejscu, zawsze aktualne oraz archiwizowane każdego dnia na zabezpieczonych przed włamaniem serwerach. Jedną z kluczowych zalet Systemu Konferencji jest centralizacja danych i ich dostępność z każdego komputera w dowolnym czasie.

C jak Catering

Niezwykle ważny element każdej imprezy stanowią posiłki i przekąski serwowane dla uczestników. Kwestią wartą uwagi jest zarówno wybór firmy serwującej posiłki i przekąski, jak również sposób ich podania. Organizator konferencji powinien mieć na uwadze fakt, że niektórzy z uczestników konferencji mogą być wegetarianami. O preferencje żywnościowe warto zapytać w formularzu rejestracyjnym. Ciekawym rozwiązaniem może być zamieszczenie przez organizatorów konferencji na stronie internetowej imprezy informacji o firmie cateringowej obsługującej konferencję wraz z referencjami.

D jak Deadline

Istotną sprawą z punktu widzenia organizatora konferencji jest ocena zainteresowania imprezą tak, by móc oszacować koszty i zakres przedsięwzięcia. Serwis Konferencji umożliwia obsługę wczesnych rezerwacji z uwzględnieniem promocyjnych stawek za uczestnictwo i dodatkowe atrakcje. Na stronie internetowej konferencji organizator powinien podać termin ostatecznej rezerwacji i dokonania opłaty za uczestnictwo oraz – jeżeli przewiduje taką opcję, informację o warunkach rejestracji na miejscu.

E jak Elastyczność

Dzięki systemowi Serwis Konferencji łatwo i szybko uruchomisz stronę internetową dowolnej imprezy grupowej. Strona internetowa pełnić będzie funkcję informacyjną oraz narzędziową. Usługa oferowana jest w czterech wersjach, które różni poziom naszej ingerencji w przygotowanie i obsługę Serwisu Konferencji oraz cena. Przewidujemy także możliwość zmiany typ usługi Serwisu Konferencji w trakcie jego funkcjonowania.

F jak Finanse

Jedną z kluczowych spraw jest budżet, którego wysokość determinuje dalsze działania. W zależności od kwoty, jaką organizator może przeznaczyć na obsługę konferencji w Internecie, proponujemy różne wersje usługi Serwisu Konferencji – ekspresową, samoobsługową, niezależną i unikatową.

G jak Google

Promocja strony internetowej konferencji odbywa się z reguły za pomocą materiałów promocyjnych drukowanych i korespondencji w postaci wysyłanych zaproszeń. Część imprez jednak jest otwarta dla szerszego grona i promocja imprezy musi zostać przeprowadzona na szerszym polu. Najskuteczniejsza jest promocja serwisu w wyszukiwarkach takich jak Google.com. Serwis Konferencji posiada mechanizm umożliwiający zwiększenie efektywności indeksowania strony internetowej imprezy.

H jak Hotele

Na łamach Serwisu Konferencji możesz zaprezentować uczestnikom imprezy hotel w którym będą oni zakwaterowani. Jeżeli przewidujesz zakwaterowanie gości w różnych hotelach powinieneś na stronie internetowej konferencji zamieścić zdjęcia i opisy dla wszystkich dostępnych miejsc wraz z aktualnym cennikiem. Jeżeli procedury organizacyjne wymagają pisemnego potwierdzenia rezerwacji hotelu przez uczestnika imprezy, proponujemy zamieścić na łamach serwisu konferencji plik PDF z formularzem rezerwacji, który uczestnicy będą mogli pobrać i przesłać do organizatora faksem lub pocztą tradycyjną.

I jak Informacja

Przygotowanie każdej imprezy wymaga stałego kontaktu organizatorów imprezy z jej uczestnikami. Istotne jest znalezienie skutecznego kanału przekazywania najnowszych informacji. W dobie Internetu, to właśnie on jest najszybszą i najtańszą drogą komunikacji. Doskonałym narzędziem komunikacji może być stworzona na potrzeby organizowanej imprezy strona internetowa. Na łamach Serwisu Konferencji można zamieścić wszystkie aktualności, a także formularze rejestracyjne czy szczegółowe opisy obiektów konferencyjnych i noclegowych. Posiadając bazę uczestników, wszelkie najnowsze informacje można przesyłać do klientów e-mailem lub tradycyjną pocztą.

K jak Koszty

Niezwykle ważne jest to byś na stronie internetowej konferencji podał wszystkie koszty jakie będzie musiał ponieść uczestnik imprezy. Formularz rejestracyjny Serwisu Konferencji przewidziany został tak, by rozdzielić koszty poszczególnych usług i atrakcji, a ich wybór pozostawić klientowi. Na zakończenie procesu rejestracji uczestnik imprezy będzie mógł zapoznać się z podsumowaniem wszystkich kosztów.

L jak Lokalizacja

Na stronie internetowej powinna znajdować się szczegółowa informacja na temat lokalizacji najważniejszych obiektów związanych z konferencją (sale konferencyjne, hotele) oraz wskazówki odnośnie środków komunikacji umożliwiających dojazd na miejsce. Za pomocą map Google można wskazać najważniejsze miejsca związane z organizowaną imprezą.

M jak Materiały Konferencyjne

Istotne, by konferencja miała spójny system identyfikacji. Składają się na to zarówno materiały konferencyjne (takie jak identyfikatory, teczki konferencyjne itp.), elementy oprawy plastycznej (takie jak loga, oznakowanie itp.) jak również szata graficzna strony internetowej konferencji.

Na Serwisie Konferencji przewidzieliśmy miejsce w którym organizator może zamieścić: pliki PDF, abstrakty, broszury, które uczestnicy konferencji będą mogli przeczytać lub pobrać.

O jak Obiekty Konferencyjne

Na łamach Serwisu Konferencji możesz zaprezentować uczestnikom imprezy obiekt w którym będą się odbywały obrady. Jeżeli obrady odbywały się będą w innym budynku niż zakwaterowanie, powinieneś zamieścić informację o środkach transportu pomiędzy salą konferencyjną i hotelem, wraz z informacją czy transport będzie zapewniał organizator konferencji czy będzie on indywidualną sprawą każdego uczestnika.

P jak Promocja

Konferencja powinna być ważnym i prestiżowym wydarzeniem. Trzeba zrobić wszystko by nadać jej odpowiedni rozgłos, co można osiągnąć poprzez znalezienie patronów – mogą nimi być burmistrz czy prezydent reprezentujący miasto w którym ma się odbyć spotkanie. Dodatkowo organizator konferencji może zwrócić się o objęcie patronatem lokalną prasę oraz portale internetowe. W zamian za objęcie patronatem organizator konferencji może na łamach Serwisu Konferencji zamieścić informację o patronach.

R jak Rejestracja

Coraz częściej rejestrację drogą pocztową zastępuje dużo prostsza i dająca więcej możliwości rejestracja internetowa. Przy niewielkiej liczbie uczestników rejestracja nie stanowi problemu i może się odbywać drogą emailową. W przepadku większej liczby zgłoszeń warto skorzystać ze specjalnej aplikacji, stanowiącej integralną część Serwisu Konferencji. Na każdym etapie organizowania konferencji będziesz miał stały dostęp do niezbędnych informacji, takich jak: dane uczestnika, dokonane płatności, rodzaj uczestnictwa czy preferencje uczestników. Ponadto dzięki systemowi rejestracji on-line uczestnicy otrzymają automatycznie wygenerowane podsumowanie kosztów związanych z rejestracją i dodatkowymi atrakcjami.

S jak Sponsorzy

Do zadań organizatorów konferencji należy pozyskiwanie sponsorów. Im większa konferencja tym więcej firm zechce zainwestować znaczące środki, by móc przedstawić swą ofertę takiemu gronu. W zamian na wsparcie finansowe organizator konferencji może zamieścić na łamach Serwisu Konferencji logo sponsora oraz informację o nim – jeśli taka była umowa pomiędzy sponsorem i organizatorem.

T jak Termin

Poza lokalizacją konferencji niezwykle ważny jest również termin w którym konferencję organizujemy. Zanim zapadnie decyzja gdzie i kiedy odbędzie się konferencja, warto sprawdzić czy w tym samym terminie nie odbywa się tam inna impreza. Warto pamiętać o tym, że w zależności od terminu konferencji różne będą koszty wynajęcia hotelu i sali konferencyjnej – szczególnie jeśli miejsce konferencji jest terenem atrakcyjnym turystycznie. Serwis Konferencji warto uruchomić kilka miesięcy przed terminem rozpoczęcia konferencji tak, by wszyscy uczestnicy mogli zapoznać się z planem konferencji, imprezami jej towarzyszącymi oraz miejscem gdzie będzie się ona odbywała.

U jak Uczestnicy

Istotne dla wyboru miejsca obrad czy charakteru imprez towarzyszących są informacje kim są uczestnicy konferencji, w jakim są wieku czy skąd pochodzą. System rejestracji on-line Serwisu Konferencji może uwzględniać różne preferencje uczestników odnośnie atrakcji i kuchni.

W jak Wyposażenie

Na stronie internetowej konferencji powinna znaleźć się informacja na temat wyposażenia sali konferencyjnej. Uczestnik powinien być poinformowany czy na sali jest komputer, rzutnik, nagłośnienie oraz w jakim formacie powinien przygotować wystąpienie.

Z jak Zarządzanie

Zarządzanie treścią Serwisu Konferencji, rejestracją uczestników oraz nadesłanymi dokumentami odbywa się za pomocą panelu administracyjnego. Z poziomu modułu administracyjnego możemy także kontrolować płatności.